Не думай о секундах с высока. О планировании дня

Составил список очень мелких, но важных дел на рабочий день. Всего пять штук:

  1. отдать документ,
  2. спросить совета на бегу в коридоре,
  3. делегировать небольшую задачу,
  4. согласовать встречу один на один,
  5. отправить короткое письмо с предупреждением об изменении сроков выполнения задачи

и мне вдруг стало интересно, сколько времени могут чисто теоретически скушать эти мелочи. Результат меня шокировал.

*Минимально возможное время*
У Д. Аллена есть правило пяти минут: если задачу можно выполнить за пять минут, то ее нужно сразу выполнить, а не откладывать. Причина простая: на сортировку/планирование и восстановление контекста потом потратишь больше времени, чем на немедленное выполнение.

Я пользуюсь этим правилом, но также у меня есть свое правило пяти минут: даже самая маленькая и простая задача потребует минимум пять минут. Потому что нужно время, чтобы переключить внимание, воспринять, принять решение, дойти/запустить программу/найти контакты/человека и наконец сделать. Даже если найдется дело на 30 секунд, все равно, среднее время самых коротких задач будет не меньше 5 минут.

Поэтому при планировании минимальный квант времени - 5 минут.

Таким образом пять моих дел в самом идеальном случае потребуют 5*5=25 минут.

А теперь добавим немного реальности.

  1. с вероятностью 50% меня направят к другому человеку, а связаться с ним и встретиться-это минимум еще 20 минут. Учтем риск глупой формулой: 5 + 0.5*20 =15
  2. скорее всего на бегу не получится сразу поймать человека понадобится насколько попыток. да и разговор скорее всего получится минут на десять. итого реалистичнее заложить минут 20
  3. эта задача- первый шаг инициализации проекта. и если я хочу, чтобы все завелось нормально, задачу стоит делегировать по всей форме, по смарту с кратким введением в проект. а это минимум 15 минут
  4. и 5. слава Богу здесь потребуется минимальное время

Итого: 60 минут. т.е час.

Час из 8 рабочих часов! т.е.в 4 раза больше первоначальной оценки. т.е. почти Пи умножить на первоначальную оценку.

Понимаю теперь, как важно при планировании 30% времени резервировать под «всякое», как советуют во всех таймменеджмент книгах. и понимаю, почему у особо ценных сотрудников в особо крупных компаниях всегда есть секретарь.

 

Копирайт на фото: Stefanos Papachristou  Creative commons license by-nc