Пошаговый алгоритм постановки задачи сотруднику

Все проблемы от недопонимания. Вы можете иметь лучшую в мире команду, но если не в состоянии правильно поставить задачу, вместо симпатичного загородного домика получите три башни-близнеца и дыру в бюджете. С другой стороны, в команду курьеров не целесообразно набирать эйнштейнов и джобсов, но задачи им тоже ставить необходимо и задачи тоже должны быть выполнены вовремя и в рамках бюджета.

Про правильную постановку задач существует множество статей, книг, видеороликов. Постановка задач – древнее искусство, о чем нам говорят даже берестяные грамоты.

Я попытался собрать прочитанное, додуманное и опробованное на личном опыте в какой-то простой и понятный алгоритм.
Сначала привожу алгоритм с комментариями, ниже будет сокращенная версия. Прошу коллег поделиться своим опытом и высказать замечания к предложенному алгоритму, я абсолютно уверен, что он содержит изъяны и хотел бы их устранить :)

Все картинки в статье, кроме одной, – это потрясающие работы шведского художника Саймона Сталенхага http://www.simonstalenhag.se Одна картинка сделана на основе "Настенькиных комиксов"

Алгоритм постановки задач

Подготовительный этап

Даже к постановке задачи НЕОБХОДИМО готовиться.

  • Можно ли эту задачу вообще не выполнять?
    • Может есть более полезные и прибыльные задачи, а последствиями от невыполнения рассматриваемой задачи можно пренебречь? Надо уметь говорить НЕТ не только задачам, которые приходится выполнять самому, но и тем задачам, которые можно перепоручить.
  • У сотрудника есть успешный и регулярный опыт решения аналогичных задач?
    • В зависимости от ответа выбираем тип/частоту контроля
      • Есть опыт: можно проконтролировать прогресс и результат незадолго до конца.
      • Нет опыта, или его мало, или опыт не очень успешный: контролировать с заданной периодичностью (частота регулируется важностью задачи и опытом сотрудника) или поэтапно.
    • В зависимости от ответа и особенностей задачи принимается решение о том, на каких этапах и по каким вопросам решение обязательно должно быть согласовано с руководителем.
  • У сотрудника есть все необходимые ресурсы?
    • Кому нужно сообщить о том, что к ним придет сотрудник и ему нужно будет оказать содействие?
    • Нужно ли кого-то переподчинить сотруднику?
    • Где сотрудник может найти дополнительную информацию и есть ли она вообще?
    • Какие задачи он уже выполняет или какие стоят в очереди?
    • У сотрудника достаточно времени? (вы же не хотите, чтобы он перегорел или у него села батарейка?)
    • Определить приоритет новой задачи относительно других задач.

Постановка задачи

На этом этапе беседуем с сотрудником.

Nenadotak

  • Коротко рассказываем, что нужно сделать.
    • Делайте упор на «что», а не «как». Это очень унизительно, выслушивать с какой ноги нужно шагать, отправляясь на выполнение задания.
  • Поясняем, как понять что задача успешно выполнена
    • По SMART цель должна быть измерима. Иначе можно будет копать от забора и до заката в свое удовольствие. Чтобы сотрудник не увлекался перфекционизмом, чтобы не остановился на пол пути, необходимо озвучить измеряемые критерии, по которым можно сделать вывод, что задача выполнена, а цель достигнута.
  • Указываем сроки
    • Здесь помним не только про текущую нагрузку сотрудника и реальные сроки задачи, но и про закон Паркинсона: работа делается как минимум столько времени, сколько на нее выделено. Т.е. не стоит просить что-то сделать, не давая сроков вообще или давая слишком много времени.
    • Не шутите, что сроки «вчера». Слишком часто это произносят всерьез.
  • Озвучиваем приоритет относительно других задач.
  • Озвучиваем цель выполнения задачи.
    • Т.е. отвечаем на вопрос «зачем вообще эта задача нужна с точки зрения отдела/бизнеса/стратегии». Поясняем, что выполнение этой задачи необходимо, чтобы выполнить другую. Иными словами, объясняем, каковы последствия успешного или неуспешного выполнения этой задачи.
    • Сотрудник должен понимать:
      • почему важно выполнить задачу,
      • что в ней самое главное, а чем можно пожертвовать,
      • почему ее нельзя выполнять тем путем, а вот этим предпочтительнее,
      • почему для выполнения задачи нельзя попросить помощи у того человека (например, человек категорически не заинтересован в ее выполнении), а другой человек в лепешку разобьется для ее достижения.

Утрированный пример. Стоит задача покрасить забор в желто-белую полоску. Сотрудник предполагает, что забор должен выглядеть весело и свежо, чтобы коллективу работалось охотней. Находит банку с фиолетовой краской и решает проявить креативность и самостоятельность (шеф за это всегда хвалит!). А на самом деле, забор должен иметь такую окраску, чтобы роботы на заводе могли замечать границу предприятия даже в условиях плохой видимости во время ядерной зимы. Причем полоски обязательно должны быть цвета Яндекса, а не цвета фуксии, иначе робот не распознает забор. Можно написать детализированное техническое задание по покраске забора, потратив на это несколько дней и передать сотруднику на исполнение. А можно просто объяснить сотруднику, с какой целью нужно покрасить забор. После чего сотрудник самостоятельно поднимет документацию на роботов и выяснит, какой должен быть цвет и почему в ядерную зиму бывает плохая видимость.

  • Мотивируем сотрудника
    • Объясняем, какие выгоды он получит при успешном выполнении задачи
    • Это не обязательно материальное вознаграждение. Сотрудник, скорее всего, уже получает зарплату. У разных людей разные мотивационные факторы. Надеюсь вы знаете, что воодушевляет ваших сотрудников. Вот лишь несколько примеров мотивирующих фраз:
      • Если сделаешь, отделу и тебе не придется маяться с большим и неприятным проектом весь год.
      • Такое у нас еще никто не делал, покажи свою крутость
      • Кстати, всех участников проекта заметят на самом верху, так что не подкачай, это в твоих интересах.
  • Помогаем выполнить задачу эффективнее (делимся опытом и связями)
    • Кто поможет и где взять дополнительные ресурсы
    • Какие подводные камни вы видите
    • Обязательно расскажите, кто вместо вас сможет подписать, выдать ресурс или принять решение, если вас не будет.
  • Контроль и согласования
    • Как действовать в случае проблем
    • В какие моменты и на каких этапах требуется ваше согласование.
      • Все остальное сотрудник должен делать самостоятельно.
    • Расскажите, когда к вам удобнее обращаться и отметьте, когда вас может не быть на связи
    • С какой периодичностью и в каком формате докладывать о статусе
      • Не уподобляйтесь «чайка-менеджеру», если вы будете вбегать в помещение в совершенно непредсказуемом порядке, прерывать любую работу и спрашивать «ну чо, как?», карма ваша обязательно пострадает, а эффективность сотрудников упадет. Будьте предсказуемым и соблюдайте договоренности.
  • Проверяем, сотрудник правильно понял задачу?
    • Как будешь выполнять (в общих чертах)?
    • Повтори суть задачи своими словами
      • Есть у меня сотрудник, который на вопрос «все понятно?» сам добровольно проговаривает своими словами постановку задачи. Часто при этом он формулирует задачу более четко и ясно, чем я сам. Заодно демонстрирует принцип «правильно поставленный вопрос – это уже половина решения».
      • Но вы можете удивиться, как часто при проговаривании поставленной задачи выясняется, что сотрудник понял ее с точностью до наоборот, а вам самим есть над чем работать – над правильной постановкой задач :)
  • Убеждаемся, что все хорошо
    • Есть вопросы?
    • Что тебе не хватает для успешного выполнения задачи?
    • Есть ли конфликты с текущими делами?
      • Увы, точно знать степень загруженности сотрудника нельзя

 Несколько общих советов

  • Приучите сотрудников приходить с блокнотом и ручкой. Голова – плохая база данных.
  • Вместо блокнота и устных распоряжений можно использовать системы постановки задач. Но там не позадаешь вопросы. Поэтому лучше писать туда задачу уже после общения с сотрудником.
  • Даже простые задачи лучше ставить в системе управления проектами и задачами.
  • Сразу после постановки задачи сотруднику необходимо в своем ежедневнике поставить заметку на дату ближайшей точки контроля. Сотрудник может быть сколь угодно ответственным. Но жизнь штука сложная, поэтому выполняйте свою работу – ставьте задачи, контролируйте прогресс и управляйте рисками. Вы же менеджер или кто?
  • Предложенный алгоритм фактически содержит в себе более простой подход к постановке задач, который известен под аббревиатурой SMART. Смарт-подход описывает, какой должна быть правильно поставленная задача/цель. Каждый год я вклеиваю в новый ежедневник на первую страницу вот эту картинку:

smart

Почему все-таки задача не выполнена?

tasks2

Отношения с сотрудниками очень легко испортить неправильной постановкой задачи. Если сотрудник что-то не сделает, то причин у него лишь четыре:

  • Не умеет (зачем же ему поставили эту задачу, не обучив или не предоставив возможности учиться и ошибаться?)
  • Не понял (ему поставили задачу плохо, сотрудник понял по-своему)
  • Не может (ему не дали ресурсов или полномочий)

Четвертый вариант настолько маловероятен, что я его в список выше просто не включаю. Да, иногда сотрудник не хочет. Но случиться это может от того, что долгое время его руководитель ставил задачи очень плохо, а потом сотруднику за это попадало.

Правильная постановка задачи – это способ повысить не только эффективность сотрудника, но и свою личную. Затратив чуть больше времени на постановку, вы выиграете море времени, т.к. будет успешно выполнена с минимальным вашим участием.

Сэкономленное время можно потратить на более крупные и интересные задачи, которые так манят и тревожат своей необъятностью и таинственностью :)

tasks3