Блог

Ура, наконец я перехожу к тому, что больше всего любят лучшие прокрастинаторы планеты: инструменты оперативного планирования! :)

Я не буду здесь подробно пересказывать GTD, постараюсь сделать акценты на том, что мне кажется наиболее эффективным в еженедельном и повседневном планировании. Фактически, мы рассмотрим мои типичные действия по планированию и достижению целей на временных интервалах в месяц, неделю и день.

Предыдущие статьи из большого цикла о планировании:

1. Долгосрочное планирование
2. О вреде планирования на год, о его пользе и про 12 недель в году

Краткая энциклопедия тайм-менеджмента

Начну я с азов тайм-менеджмента. Каждый день мы сталкиваемся с самыми разными задачами. Чтобы далее говорить на одном языке, я приведу некоторые вольно сформулированные определения, которые сами по себе содержат порой хорошие советы по организации времени. Если Вы знакомы с GTD, знаете, чем слон отличается от лягушки, то читать энциклопедию нет смысла. Именно поэтому я спрятал ее под спойлер.

{slider title="Краткая энциклопедия тайм-менеджмента" open="false"}

• Проект
  • Совокупность нескольких задач, выполнение которых приведет к достижению цели проекта. Как правило, проект требует планирования, как минимум составления списка задач.
• Задача
  • Либо дело, которое может быть сделано за один присест без перерыва. Например, приготовить макароны по-флотски, состоит из множества разных действий, но нет смысла их планировать и устраивать перекуры).
  • Либо дело, которое нельзя разделить на логические этапы по типу действий, но которое всегда ограничено максимум несколькими часами. Например, покраска четверти забора. Покраска всего забора занимает больше двух дней и содержит множества разных подготовительных этапов. А сама покраска – это тривиальное повторяющееся дело, которое можно разбить на части по объему/времени.
• Некоторые виды задач
  • Регулярные. Например, раз в месяц необходимо оплачивать счета за ЖКХ.
  • С известной датой. Например, назначен визит к врачу 5 февраля. Или с 1 по 7 июня начальник в командировке, будет время и тишина для проработки стратегии развития отдела.
  • С дедлайном.
  • Задача на пять минут – внесение этой задачи в список дел и дальнейшее ее участие в процессе планирования отнимет времени больше, чем само выполнение задачи. Такие задачи нужно выполнять сразу, как она возникла, если от ее выполнения нельзя отказаться.
  • Лягушка – мелкое, но очень неприятное дело, которое хочется откладывать бесконечно. Но при бесконечном откладывании которого могут возникнуть серьезные проблемы. Например, неприятный звонок неприятному клиенту. Лягушки опасны еще и тем, что могут постоянно сидеть в голове и угнетать, вызывая апатию и неудовлетворение работой. Известный прием: начинать рабочий день со съедения одной лягушки, чтобы весь день не думать о неприятном и, напротив, ощущать удовлетворение от победы над мерзкой тварью, которая так долго не давала спать.
  • Не задача
    • А нужно ли ее выполнять или можно забить?
    • А задача ли это или просто информация к сведению или информация на будущее? Тогда в хранилище
• Входящие (inbox) – необходимо организовать некую систему, в которую будут поступать все поступающие задачи, проекты и информация. Периодически этот ящик нужно разбирать и переносить что-то в систему хранения информации, а что-то в систему задач.
• Чистый и спокойный разум – состояние сознания, при котором мозг не мечется в панике, размышляя о том, что нужно не забыть что-то сделать. Достигается путем внедрения системы хранения задач, которой можно полностью довериться и быть уверенным, что ничего важного не будет забыто

{/sliders}

Календарь и 12 месяцев

Я использую электронный календарь, потому что он существенно удобнее бумажного. У бумажных носителей нет напоминаний, неудобно листать в поисках нужной даты. В моем случае бумажный ежедневник рассчитан лишь на часть года и никак не может заменить календарь.

На Android я использую программу Touch calendar, мне понравилась плавность масштабирования календаря и способ его листания. Все синхронизаируется с моим календарем на nextcloud. Раньше синхронизировался через google calendar. Главное, что все мои календари доступны в outlook и thunderbird на работе и дома.

Календарь нужен для внесения в него событий и дел, которые строго привязаны к конкретному сроку. Задачи с дедлайном тоже можно вносить в календарь, но лишь для информации. Планирование таких задач и в целом работа с ними должна происходить вне календаря, т.к. она растянута во времени и дедлайн – всего лишь крайний срок, а не время, когда задача будет выполняться.

Пример хороших задач для календаря:

• Встречи с коллегами, клиентами, друзьями с указанием степени занятости (чтобы другие коллеги не могли рассчитывать на вас в это время и видели это по общему календарю)
• Регулярные события, такие как:
  • Оплата счетов ЖКХ
  • Санитарный день и заточка пилы (об этом ниже)
  • Дни рождения, с напоминанием за неделю о необходимости купить подарок
  • Совещания
• Мероприятия (конференции, походы в театр и т.п.)
• Отпуска и командировки
• Благоприятные периоды времени (отрезки времени, в которые необходимо что-то сделать, т.к. они самые выгодные для этого дела. Например, покупка ноутбука, т.к. магазин анонсировал большие скидки в неделю черной пятницы)

Работа с календарем очень проста. При планировании задач на неделю необходимо просмотреть события в календаре на две недели вперед, чтобы выписать в ежедневник задачи, которые могут быть связаны с ближайшими событиями и с подготовкой к ним.

Особенные дни

В каждом месяце у меня есть специальные дни, от которых сильно зависит моя продуктивность.

• День заточки пилы – день ежемесячного обзора и самосознания.
• Санитарный день – день обязательных рутинных дел.

Санитарный день

Есть такие дела, которые не приводят нас к мечтам и глобальным целям, но выполнение которых обязательно. Нам нужно мыться, оплачивать счета, стричься, убираться в квартире, покупать страховки, обслуживать автомобиль и т.п.

Автор изображения: Татьяна Задорожняя

Часто это мелкие дела и часто их приходится выполнять посреди более полезных дел. А самый страшный грех продуктивного человека – многозадачность и частые переключения между делами. Поэтому логично все непродуктивные дела собрать в одно время и последовательно разобраться с ними в какое-нибудь непродуктивное время, чтобы потом ничего не забыть.

У меня на санитарные дела выделен небольшой кусочек каждой субботы. И большой кусочек третьей субботы каждого месяца. Например, в третью субботу я посещаю парикмахера, занимаюсь покупкой одежды, книг, подарков или хозтоваров.

Для получения максимальной выгоды от санитарного дня я советую составить чек-лист «санитарных» дел, которые приходится выполнять периодически. Так вы ничего не забудете и возьмете от этого времени все.

Чек-листы – это очень полезная штука! Они разгружают мозг, ускоряют работу и сводят на нет вероятность ошибки. Рекомендую использовать чек-листы везде, где только можно. На работе и дома.

День заточки пилы

Это очень важный день для меня. Название я взял из книги С. Кови «7 навыков высокоэффективных людей». В этот день я решаю очень важные задачи:

1. Остановиться, перевести дух, полностью отключиться от забот, побыть в тишине и наедине с собой, вдалеке от привычной обстановки, переключиться, встряхнуться, расслабиться, отдохнуть от рутины и тревожных мыслей.
2. Подумать о фундаментальных ценностях, о своей миссии. Не изменилось ли что-то, не нужно ли исправить, усовершенствовать формулировки. Проверить показания своих внутренних приборов под надписью «жизнь в согласии с самим собой».
3. Выполнить ретроспективный обзор прошедшего месяца или квартала (если это последний месяц квартала).

Рассказывать о первых двух пунктах, наверное, нужно в отдельной статье.

По третьему пункту я писал в статье о 12-недельном планировании. Фактически, это анализ прогресса по 12-недельному плану или планирование нового квартала.

Я советую создать свой чек-лист для обзора. Он может выглядеть следующим образом

• Не изменилось ли что-то за прошедший месяц?
  • не нужно ли отменить или исправить главные цели?
  • Не нужно ли изменить сроки и состав задач, которые необходимо выполнять для достижения цели?
• Все ли задачи успешно и вовремя выполнены?
  • Если да, то не является ли задача слишком легкой? Можно ли ее как-то переформулировать, чтобы поднять эффективность?
  • Если нет, с чем это связано? Что может помочь устранить отставание? Как можно избежать этой трудности в будущем? Если есть какие-то проблемы, что могло бы помочь решить ее
• А может все-таки есть возможность что-то из списка задач/проектов/целей не делать? Может делегировать, может достичь иным, более простым путем? Есть ли более эффективные способы достижения главных целей квартала?
• Можно ли получить дополнительную ценность в ходе достижения главных целей квартала? Что для этого нужно сделать?
• Всегда ли я уделял необходимое внимание задачам от главных целей квартала? Если нет, то почему? Как можно сконцентрироваться на достижении целей? Что мне мешает?
• Достаточно ли я отдыхаю? Можно ли нарушить или изменить какие-то правила (но не принципы) для более эффективного достижения целей?
• Не пожертвовал я чем-то важным в погоне за достижением поставленных целей? (здоровьем, отношениями, своими принципами).

Еженедельное планирование

Еженедельное планирование начинается с ретроспективы :)

Как видите, я люблю оглядываться назад. Этому есть простое объяснение:

если периодически не сверяться с картой, не анализировать пройденный путь с его трудностями, проблемами и успехами, то можно всю жизнь топтаться вокруг одной и той же точки, наступать на одни и те же грабли, игнорировать потрясающие возможности, строить один и тот же велосипед, который снова не поедет на новом отрезке пути.

Дальше я просто приведу свой чек-лист еженедельного планирования с небольшими комментариями. Да, снова чек-лист. Просто потому, что так быстрее и удобнее планировать :)

• Текст миссии (я сформулировал свою жизненную позицию, миссию по С. Ковии стараюсь начинать планирование с того, что читаю ее, чтобы быть уверенным, что иду в верном направлении)
• Главные задачи недели по ролям (снова по С. Кови я выписал здесь себе свои главные роли по жизни. И для каждой роли на этой неделе я обязан что-то сделать. Как правило, мои главные цели по 12-недельному плану относятся к нескольким ролям, поэтому я выписываю задачи из 12-недельного плана, а потом добавляю недостающие. Для примера привожу список своих ролей: Муж, Личность, Генеральный директор, Сын/брат/друг, и псевдо-роль Здоровье. Наверное как роль это прозвучало бы Биологический организм :) Раньше здоровье было включено в роль Личность. Но для большей концентрации я решил ее выделить.)
• Обзор прошлой недели
  • Главные событие и благодарность недели (для того, чтобы не впадать в апатии и чувствовать вкус жизни многие советуют каждый день записывать «я благодарен этому дню за…». Не знаю, как это сработает, но попробовать можно. Это важно для позитивного настроя.)
  • Изучить статистику времени. На что потратил слишком много времени? Как избежать этого? (для автоматизированного анализа расхода времени я использую сервис https://www.rescuetime.com/ )
  • В каких делах на прошлой неделе я добился наибольших результатов? За счет чего?
  • В правильном ли направлении я иду?
  • Посмотреть задачи, завершенные на неделе. Может что-то нужно доделать, продолжить? Или можно забить.
  • Заполнить прогресс недели в 12 недельном плане (о важности этого я писал в прошлой статье, взгляд на прогресс поможет с мотивацией)
  • Проверить и поправить записи о расходах за неделю (я в основном расплачиваюсь картами, поэтому все, что мне остается – расставить правильные категории расходам в мобильном банке. Стараюсь следить за бюджетом и откладывать на что-то важное. Рекомендую замечательную книгу «Сам себе финансист» А. Тарасовой)
• Придумать вызов недели (это моя выдумка, для поднятия тонуса, ощущения вкуса жизни, покидания зоны комфорта и повышения креативности я придумываю какое-то необычное для себя действие, которое стараюсь выполнять каждую неделю. Например, прихожу на работу на час раньше или добираюсь на работу нестандартным путем).
• Привычка недели (стараюсь обрести полезные привычки, вроде больше пить воды или делать зарядку каждый день. Как правило, одна привычка не меняется почти целый квартал. Так что ее можно назвать привычкой квартала).
• Шесть наград недели (здесь я стараюсь выписать 6 наград за выполнение трех главных дел дня. Если я три главных дела дня сделал, то получаю одну из наград. Например, 200р на накопительный счет «удовольствий и ненужных мелочей» или «купить бумажную книгу, вместо электронной» или «почитать 20 минут RSS ленту посреди рабочего дня» )
• Планирование недели
  • Запланировать стратегические дела (по ролям)
    • Какие нерешенные проблемы есть в стратегических целях
    • Какие особые возможности будут для стратегических целей на этой неделе
    • Выбрать самую главную задачу недели
  • Какие препятствия для достижения целей будут на следующей неделе? Нужно делать с этим что-то?
  • Учесть задачи 12 недельного плана
  • У меня есть обязательства на этой неделе? Изучить календарь на две недели вперед
  • Разобрать Inbox Evernote
  • Разобрать почту
  • Просмотр списка Ожиданий и списка Контроля (ожидания – это список задач, которые ожидают каких-то изменений, не зависящих от меня, а до того не могут быть выполнены; контроль – это задача контроля человека, которому я поставил задачу)
  • Все ли задачи в списке задач актуальны? Может что-то можно вычеркнуть?
  • Отказаться от одной задачи (мне нравится это правило, оно позволяет не тратить время на что-то не самое важное)
  • Выбрать пять лягушек на неделю (см. энциклопедию тайм-менджмента выше)
• Работа с проектами

• Посмотреть список проектов, удалить лишние, добавить новые
• По каждому проекту выписать новую задачу
• Актуализировать список набросанных по проекту задач

• Список ментальных привязок (это не действия, а просто список каких-то явлений, людей, понятий, который поможет вспомнить о каком-то деле или поможет сформулировать какую-то идею. Вот пример моих ментальных крючков: Жена, Наш дом и быт, Мама и брат, Здоровье и питание, Работа/маркетинг/бухгалтерия, Купить, Карьера/блог, Дзен)

Ежедневное планирование

Планирование следующего дня я стараюсь выполнять в последние 15 минут рабочего дня. Во-первых, начало дня для меня самое эффективное время и тратить его на планирование мне жалко. Во-вторых, получается некий ритуал, который подсказывает моему мозгу, что рабочий день закончился и сейчас будут задачи другого типа. Это позволяет быстрее переключиться на отдых или на домашние дела и освободить голову от рабочих задач, освободить ее для другого.

Три главных дела дня – это ключ к высокой эффективности.

Выпишите три главных дела на день, чтобы начать день именно с них. Если три главных дела дня не выполнены, значит день прожит зря. Не всегда это три дела. Часто это 2, реже одно. Беру я их из главных задач 12 недельного плана и из прочих важных задач, которые я выписал на неделю.

Также на новый день я всегда назначаю дело-лягушку.

Стоит изучить календарь и проверить, какие дела привязаны ко времени, эти дела стоит пометить конкретным временем. При необходимости делаю напоминалку «13.00 Через час нужно быть на встрече, собирайся», если она уже не установлена в календаре.

После того, как три главных дела и лягушка записаны, можно подумать, чем необходимо заняться в новом дне. Я просматриваю, не осталось ли что-то важное и срочное с предыдущего дня, выписываю в новый. Несколько дел выписываю из набежавшего срочного за прошедший день.

Есть очень хорошее правило: дело поступившее сегодня всегда переносится на завтра. Сегодняшний день уже занят важными задачами.

Это правило позволит не тонуть в срочной и неважной рутине, позволит успевать. Сюда же запишем еще одно важное правило, защищающее нашу эффективность:

Не читайте почту с утра. Утром выполняйте важные дела, а почту с новыми задачами разгребайте не раньше обеда.

Затем я снова открываю план на неделю и выписываю несколько задач второстепенного толка в количестве, достаточном, чтобы загрузить, но не перегрузить новый день. Как правило, за день все задачи выполнить не получается, зато есть некоторый выбор, можно заняться той задачей, к которой лежит душа.

Очень важно стремиться выполнить главные задачи, поэтому с ними никакого выбора не должно быть.

За выполнение всех намеченных на день главных задач я придумываю себе маленькую награду (перевести 200р на специальный счет развлечений и бесполезных покупок; бокал виски со стейком в среду вечером и т.п.)

Инструменты еженедельного и ежедневного планирования

Бумажные еженедельники

Долгое время для записи любой информации, в том числе задач, я использовал Evernote. Теперь Evernote у меня – это инбокс для информации и задач/проектов. Но непосредственно планирование я стал вести на бумаге (я об это писал в прошлом году). У такого подхода есть неожиданный плюс: бумага не может вместить все четыре сотни важные и срочные задачи, которые легко умещает в себе Evernote и любой другой электронный блокнот. Поэтому на бумагу попадают только самые-самые важные и срочные задачи.

Кроме того, мне приходится работать за компьютером 99% времени. А мне нравится, чтобы список дел всегда был перед глазами, поэтому сначала я выписывал его из evernote на лист бумаги, а потом просто перешел на использование ежедневников.

Существует множество ежедневников и для моих задач идеально подойдет простейший из них. Но я нашел ежедневник, который чуть больше, чем идеальный. Он уже имеет структуру под недельное и ежедневное планирование. Даже некоторые зачатки под ежемесячное. В нем выделены три строки под главные дела (одна из них под лягушку, но я на это не обращаю внимание). А главное, этот ежедневник рассчитан на один квартал, поэтому в нем на каждый день есть две страницы и при этом он тоньше обычных годовых ежедневников.

Для себя я выбрал Ежедневник по методу Г. Архангельского Executive version . Вот как выглядят его страницы:

На самом деле, мне прекрасно подошел бы и самый простой, с чистыми листами. Также хочу порекомендовать следующие ежедневники:

• Agile ежедневник. Данная тетрадь рассчитана на планирование девятинедельными спринтами (это уже половина квартала!). На странице автора можно скачать заготовки для самостоятельно распечатки страниц такого ежедневника. Они периодически обновляются и совершенствуются: http://katerinalengold.com/kosmos2018
• Ежедневник по методу С. Кови. Тоже отлично подходит для планирования на основе целей и приоритетов. «Сначала делайте то, что нужно делать сначала!»

Метод Помодоро

Очень известная практика. Рабочий день разбивается на короткие отрезки времени «помидорки». Это интервалы времени по 25 минут. В это время вы запрещаете себе переключаться между задачами, отвлекаться на помощь коллегам, на соцсети и на все прочее. 25 минут полной концентрации. Между каждыми помидорками необходимо делать перрерыв в 5 минут. А после 4 съеденных помидорок – 15 минут. В эти перерывы нельзя продолжать сидеть за столом и заниматься чем бы то ни было, что хоть немного похоже на обычную рабочую нагрузку.

Этот метод позволяет:

• Спастись от потери времени на переключения (многозадачность – это зло).
• Снизить напряжение и усталость.

Когда мне удается за день съесть хотя бы 8 помидорок (т.е. не пропустить перерывы и не отвлекаться во время помодоро-интервала), в конце дня я чувствую себя превосходно, полным сил и энергии.

Кстати, очень рекомендую наполнять перерывы физической активностью. Пройтись по лестнице вверх-вниз, например. А в большие перерывы лучше всего выйти на улицу, подышать (а курить – вредно).

Полезная литература и ссылки

• https://www.rescuetime.com/ - сервис для отслеживания времени
• «Семь навыков высокоэффективных людей» С. Кови
• Лучшая книга о продуктивности
• Все, что я читал о продуктивности
• Как аналоговые средства планирования мне помогают

Еще полезняшек

В одной из ближайших e-mail рассылок (в февральской или мартовской) будут материалы с чеклистами для еженедельных и ежемесячных ретроспектив, а также печатные материалы, которые я использую для стратегического планирования. Подписывайтесь на рассылку. Я делаю ее не чаще раза в месяц и стараюсь делиться полезным.

Для чего мне нужны подписчики? Для нанесения непоправимой пользы, для нетворкинга (в самом лучшем значении этого слова), для анализа эффективности моего блога.

Выводы

Все, что я писал в этом цикле статей про планирование не имеет никакого смысла, если у вас нет цели.

Для чего вам это все нужно? Путь к какой цели вы планируете?

А если вдруг захочется попрокрастинировать (отлынивать от работы, соцсети, планирование и прочая не продуктивная деятельность), просто вспомните, достижения какой цели вы себя лишаете.

Пожалуй, это главная мысль всех трех статей. Хорошего вам года и успешного достижения целей!

Автор картинки в шапке: Jon Calleja