Моя реализация GTD с помощью Evernote

Одним из основных методов организации моей работы является  GTD (ru.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done‎) . Данный подход позволил мне существенно повысить производительность. Сегодня не представляю, как я смогу работать без GTD, особенно если учесть, что на данный момент в области моих рабочих интересов и обязанностей находится едва ли не половина самой разнообразной деятельности всей фирмы. Методом я пользуюсь давно, но к его конечной реализации я шел очень долго. И на данный момент я остановился на Evernote, с большой вероятностью надолго, т.к. особых минусов и неудобств пока не вижу.

  

 Что такое GTD 

GTD - интересный и полезный подход к систематизации списка дел. Особенно он подойдет тем, кто не может уследить за всеми делами, кто постоянно забывает что-то купить, сделать, кому-то позвонить, потому что слишком много разных дел. Есть у системы и недостатки! В первую очередь- это отсутствие целеориентированности. Впрочем, на мой взгляд, это не недостаток gtd, а слишком буквальное воспроизведение идей книги без адаптации к своим личным реалиям.

Прежде, чем перейти к описанию моей реализации метода в Evernote, я хочу все-таки немного коснуться принципов Аллена, чтобы читателю, незнакомому с GTD, было проще ориентироваться в тексте...

  • Любая мысль, идея проекта, задача, зародыш задачи, всё должно быть записано в тот же миг, когда об этом подумалось.
  • Все такие записи должны собираться в одном месте, назовем это место буржуйским INBOX
  • INBOX периодически просматривается и принимаются решения о том, что делать со всеми этими заметками. Принцип разбора такой:
    • ЭТО не нужно? Если да, то удали
    • ЭТО не требует каких-то действий? Если да, то отправь в коробку с идеями или полезной информацией
    • ЭТО может сделать кто-то другой? Если да, то делегируй
    • ЭТО займет меньше пяти минут? Если да, то сделай прямо сейчас
    • ЭТО не требует немедленного действия, действия в обозримом будущем? Если да, то отправь в коробку с "Когда-нибудь"
    • ЭТО займет больше часа? Если да, то создай в коробке с проектами новый проект и положи в коробку со Срочным первую задачу, которую нужно решить для начала работы с проектом.
    • ЭТО имеет конкретные временные рамки? Отправь в календарь
  • Все задачи должны отмечаться ярлыками, которые позволят фильтровать задачи по различным признакам (место, в котором находишься; инструменты, которые есть под рукой; временные/умственные ресурсы, необходимые для выполнения задачи)
  • Задача не должна требовать больше часа, иначе ее нужно распилить на подзадачи.

Ну а теперь о реализации данного подхода в Evernote.

Точка входа

Папка Входящие (inbox) - здесь все просто, программа изначально дает возможность указать блокнот, в который по умолчанию будут сваливаться вновь созданные заметки.
Как информация попадает во Входящие

  • В движении, мимолетные идеи, мысли - если мы находимся в дороге, а нам пришла в голову мысль, что неплохо было бы завтра напомнить клиенту о встрече, то удобнее всего запустить Evernote на мобильнике и записать голосовую заметку или текстовую. Потом, при просмотре Входящих, можно прослушать заметку и оформить задачу как следует - внятным текстом.
  • Входящие по e-mail -  Evernote не стоит превращать в филиал почтового сервера.  Если время и концентрация мне позволяют, то полученное письмо я сразу оформляю как задачу в Inbox (такая задача получается  всегда более точно и кратко сформулирована, чем пространное письмо от клиента, не нужно потом вновь вчитываться в море строк, чтобы понять суть).  Если же времени нет или я слишком занят, то я просто пересылаю письмо на специальный адрес, с которого evernote автоматически собирает письма и создает новые заметки во Входящих.
  • Различные документы и объекты - в evernote есть замечательная возможность - забирать файлы из указанной папки и создавать заметку, его содержащую. Если файл требует моего внимания, а мне не до запуска evernote, то я просто бросаю файл в специальную папку в dropbox, а evernote ее автоматически подхватывает. Туда же я настроил автоматический сброс документов со сканера.
  • Web-страницы - ну здесь все просто, Clearly - отличное дополнение для браузеров, которое вырезает автоматически с вебстраницы ее квинтэссенцию и отправляет во Входящие.

 

Структура блокнотов



Ремарка. Обратите внимание на необычное именование блокнотов. Связано это с тем, что на мобильном клиенте отсутствует древовидная структура блокнотов в списке, который отображается при перемещении заметки в другой блокнот. А также с тем, что сортировка блокнотов в Evernote производится по алфавиту. Мне удобно, чтобы все блокноты с заметками-задачами находились на самом верху. Поэтому все эти блокноты начинаются со звездочки. Также мне удобно, чтобы Первоочередные задачи находились в самом верхнем блокноте, поэтому после звездочки я расположил еще один символ, идущий до букв алфавита - нижнее подчеркивание. Аналогичная схема именования используется в метках, о которых я скажу чуть позже.
Все блокноты в моей системе делятся на несколько типов по их содержимому:

  • Блокноты с задачами. Т.е. с заметками, которые требуют совершения действия. Эти блокноты хранятся в группе блокнотов *tasks projects
  • Группа архивных блокнотов - здесь содержатся заметки-задачи, которые уже отработаны или отклонены. В идеале не стоит удалять ни одну из заметок. Всегда есть вероятность, что она может понадобиться. Но, к сожалению, все эти заметки будут выдаваться в поисковых запросах по всем блокнотам, порой это неудобно, приходится вручную вбивать неудобные запросы с указанием конкретных блокнотов (мультиселект в дереве блокнотов не работает)
  • Группа (у меня их несколько, т.к. есть несколько макропроектов - целей. на рисунке они не показаны) блокнотов - баз знаний. Здесь хранятся заметки, которые не являются действием, а являются идеями, полезными статьями, какими-то списками. Здесь же могут храниться такие заметки, как домашняя бухгалтерия, фотографии инструкций к электронной и бытовой технике и т.п.
  • Группа с общими блокнотами и публичными заметками. Сюда я подключаю полезные блокноты других пользователей Evernote, например слежу за блокнотом от разработчиков с интересными не очевидными фишками Evernote https://www.evernote.com/pub/spgscott/evernote5help . Я выделил все свои публичные заметки в отдельную группу блокнотов чтобы было удобнее отслеживать, какие заметки публичны, чтобы исключить случайные утечки информации в интернет. К сожалению, в Evernote этот нюанс не продуман. Публичные заметки и блокноты никак заметно и  графически не выделяются в приложениях. В Evernote 5 вообще в целом имеются серьезные проблемы с визуальной дифференциацией информации. Будь неладна эта бездумная мода на плоские интерфейсы.
  • Блокнот я_inbox - это та самая точка входа для всех заметок со всех источников. Сюда попадают как заметки-задачи, так и заметки-знания. Благодаря тому, что я обязал себя ежедневно разбирать папку со входящими, у меня в Evernote идеальный порядок. И что удивительно, разбор заметок не занимает ощутимого времени! И я не сопровождаю заметки-знания тегами (если только нет необходимости их маркировать по проектам), т.к. поиск Evernote прекрасно справляется с любым бардаком. И количество блокнотов в группе блокнотов Знание у меня минимально. Благодаря этому разбор инбокса совсем не отнимает времени. 

 

Разбор Входящих заметок. Роль меток

Как было выше сказано, с заметками-знаниями все просто, они не сопровождаются тэгами и быстро перемещаются в один из немногочисленных блокнотов базы знаний.
С заметками, которые требуют действия, так поступать нельзя. Потому что дела должны иметь различные приоритеты и выполняться должны при различных обстоятельствах. И вот эти приоритеты и обстоятельства как раз и задаются метками. Фильтруя список задач по приоритетам, своему местоположению и различным ресурсам можно выбирать наиболее оптимальную последовательность выполнения задач. Т.е. последовательность задач должна определяться двумя материями: жизненными целями и обстоятельствами (места, времени, ресурса и тд)
Я рекомендую иметь не больше трех приоритетов. Важные - это то, чем занимаешься в данный момент в первую очередь. Нормальные - это то, что может стать важным, когда важного не останется, низкое - это то, до чего руки дойдут в самую последнюю очередь, если вообще дойдут. Важность должна определяться главными жизненными или рабочими целями.
По обстоятельствам задачи делятся так:

  • Обстоятельство места - когда дело должно быть выполнена в определенном месте. Мест бывает много, но достаточно перечислить лишь наиболее часто посещаемые. Например:
    • Дома
    • В магазине
    • На работе
    • В метро
    • На даче
    • У родителей
  • Обстоятельство настроения - бывают дела, которые очень приятно делать, бывают такие, которые делать ну очень не хочется (так называемые лягушки), но которые откладывать нельзя, бывают дела, которые слишком рутинны для скверного или наоборот приподнятого настроения.
    • Лягушка
    • Приятное
    • Рутинное
  • Обстоятельство типа действия - некоторые виды деятельности требуют определенных условий. Например, поговорить с кем-то можно только если этот кто-то сейчас доступен:
    • Поговорить/встретиться
    • Делегировать
    • Позвонить
  • Обстоятельство ресурсов - некоторые задачи требуют особой эмоциональной готовности или специфичного временного ресурса. Эти обстоятельства определяют, может ли задача быть выполнена именно сейчас. Ниже в скобках пояснения.
    • сложное (требует высокой концентрации, мозгового штурма, тишины)
    • рутинное (требует много однообразной не интеллектуальной работы)
    • негативное (может испортить настроение)
    • позитивное (поднимает настроение)
    • длительное (существенно больше 5 минут, но еще не проект. требует концентрации, не стоит браться за эти задачи, если до необходимости переключиться на другую деятельность произойдет в обозримом будущем)
    • короткие (несколько больше, чем 5 минут, но не слишком, удобно браться за такие перед назначенной встречей или перерывом, до которых осталось не так много времени)

А теперь небольшая прелесть Evernote, о которой не все знают: метки сортируются по алфавиту и могут иметь вложенность, как блокноты. Вот пример:


Различные группы меток я помечаю различными специальными символами, это очень удобно для сортировки и ускорения восприятия информации.
В особых маркерах у меня есть две основные метки: ^работа и ^лягушка
С помощью метки ^работа я разделяю список дел на рабочий и нерабочий. У меня есть преднастроенные поисковые ярлыки:

Первый ярлык - это вообще все задачи с приоритетом "Высокая" и "Нормальная" из блокнота "Первоочередное" Второй ярлык - это задачи, имеющие метку ^работа, метку приоритета "Высокая" и входящие в блокнот "Первоочередное" Третий ярлык - это задачи, имеющие высокий приоритет в блокноте "Первоочередное", но не имеющие метки ^работа. Для последнего запроса используется такой код:  Подробнее о языке поисковых запросов можно почитать, например, здесь: http://ru-support.evernote.com/question/details/id/3453
Другой вариант разделения задач "домашних" и "рабочих" - это создание отдельных блокнотов под отдельные жизненные цели. Однако такой подход на мой взгляд не совсем правильный. Разбрасывать задачи по множеству отдельных списков не стоит, это приведет к рассеиванию внимания. Тем более в нашей жизни не редки ситуации, когда личные дела кровь из носу нужно сделать на работе, а работу вдруг хочется поделать в выходные (да, пусть ваша работа вам нравится также как мне моя :) ).
Ну а лягушки - это известный термин, обозначающий маленькое, но очень неприятное дело :) Можете о них и слонах почитать в старой моей заметке http://radioagent.blogspot.ru/2010/08/blog-post_12.html

Живой пример. Из России с любовью

А теперь рассмотрим, как вся эта моя система работает на практике, на совершенно реальном примере. Недавно мы с подругой готовились к поездке на день всех влюбленных в Париж. Рассмотрим один абстрактный день этой подготовки:
В дороге По пути на работу в метро прикидываю, что нужно сделать в первую очередь перед поездкой. Все прикидки записываю в смартфон. Каждое дело - отдельная заметка в блокноте INBOX. При этом в блокноте толком и текста нет, один заголовок - формулировка цели.
Список дел, записанный в метро: 1) Получить французскую визу 2) Придумать подарок подруге 3) Составить список необходимых в поездке вещей 4) Написать заявление на отпуск
Для примера этого достаточно.
На работе
Уже на работе в свободную минутку решил разобрать список входящих задач.
Задача "Список необходимых вещей" получила метку "Нормальный приоритет", напоминание "за неделю до отъезда" и помещена в блокнот "Ожидание". В нужный день я перемещу эту заметку в первоочередные, может быть повышу приоритет. И обработаю в порядке живой очереди. Кстати, сделаю я это на основе списков, которые сохраняю со всех поездок. К примеру, поездка в Вену была примерно в то же время года. Это тот же климат и та же продолжительность поездки. Значит список вещей будет почти тот же самый. На всякий случай просмотрю еще парочку списков, чтобы убедиться, что ничего полезного не забыл. При сборах пользуюсь чекбоксами, расставляя галочки на упакованных в чемодан строчках:


Задача "заявление на отпуск" выполняется меньше, чем за пять минут. Единственное требует присутствие начальства. Оно на месте, поэтому безотлагательно заполняю заявление и отношу на подпись, а задачу помещаю в архив. Т.к. задача очень простая и короткая, не нужно ей расставлять метки, помещать в очередь и т.д.
Задача "подарок подруге" потребует явно больше 5 минут, ставлю высокий приоритет, метку "позитивное" и отправляю в первоочередные. Когда руки дойдут до этой задачи, я залезу в группу блокнотов "Знания" в блокнот "Досье" и пробегусь по заметкам с идеями подарков. Там мне попадется заметка-фотография, которая была сделана на смартфон в метро. Я сфотографировал рекламу очень интересной ювелирной продукции. Быстрое гугление подтвердило мое предположение о том, что цены на украшения во Франции отличаются от московских в разы. Поэтому быстренько собираются адреса, телефоны парижских магазинов в заметку , а по завершению работы, заметка отправляется в блокнот отложенные с напоминанием на день поездки, понадобится она мне только 14 февраля.
Задача "французская виза" при разборе не может просто так разместиться в первоочередном блокноте, потому что это не задача, а целый проект. Т.е. комплекс большого числа задач, порой весьма трудоемких. Мне в общем-то работать надо, а не планировать проект, поэтому данная задача помещается в блокнот "Проекты" , а в первоочередных задачах появляется самая первая задача, которую мне предстоит решить на пути к получению визы: "Узнать список необходимых документов для получения визы". Эта задача получает приоритет, обстоятельства и размещается в первоочередном блокноте. Получив список необходимых документов, я этот список превращу в целый ворох задач в инбоксе (разложу проект-слона на подзадачи), например "сфотографироваться", "взять справку в бухгалтерии" и т.д. Если проект разложится на подзадачи полностью, то исходную задачу в блокноте "проект" удаляем, иначе оставляем. Чтобы периодически вспоминать, что проект не завершен и требует дальнейшего планирования. Кстати, в итоге нужно будет в конкретный день сходить отнести все документы в посольство. Здесь я уже выхожу за рамки Evernote, т.к. имеется точное время для события, которое периодически должно быть перед глазами. Поэтому такие определенные во времени встречи/дела я отмечаю в гуглокалендаре.
Остается выработать привычку регулярно заглядывать в блокноты Проекты и Отложено :)

Главное в жизни

И главное помните. Приоритетность задач должна расставляться не из соображений срочности, а исходя из целей, которые вы поставили перед собой. Если вы не поставите основные цели в жизни, в карьере, просто в текущем проекте, используя GTD вы просто будете машиной по выполнению задач, которые на самом деле вам и не нужны. Вы будете очень продуктивны, вы будете сворачивать горы, но при этом все время стоять на месте. Только поставив перед собой цель и выполняя в первую очередь задачи, приближающие достижение этой цели, вы сможете двигаться вперед. И не забывайте, что и GTD, и Evenote - это пусть и очень хорошие инструменты, но все-таки инструменты, а не цель. Не зацикливайтесь :) И еще чудесная цитата: "Взял молоток и все кажется гвоздями" :) 
Успехов вам в достижении ваших целей, пусть этот мир станет чуточку лучше с помощью таких замечательных инструментов, как Evernote и GTD.