Новый взгляд на совещания. "Смерть от совещаний" П. Ленсиони

Я не мог пройти мимо этого бизнес-романа Ленсиони. Хотелось в этой книге найти очень четкие советы о том, как сделать наши совещания продуктивными и не такими мучительными. Оказалось, что эта книга немножко про другое. Если раньше я думал, что с нашими совещаниями все совсем не так и нужно все переделать, то теперь я склоняюсь к мысли о том, что повестка-то им действительно не нужна! :)  Более того, наши совещания не так уж и плохи.

Бонусом в конце статьи найдете маленькую табличку, которая практически целиком передает суть книги.

Применимость и полезность

Книга не содержит сотни советов по повышению пользы совещаний, нет в ней шаблонов для повестки / листа решений и т.п. Зато в ней есть несколько идей, которые переворачивают взгляд на совещания. Несмотря на странные киношные аналогии, логика в этих идеях чувствуется. Подробнее о них смотрите в конспекте.

После романа следует короткая глава, которая коротко и ясно передает те мысли, которые изложены до этого в художественной форме.

Интересно ли было читать? сложно?

Читается очень легко и быстро, читается с интересом, хотя литературные достоинства автора и не впечатляют.

Нужны заметки на полях или годится аудиоформат?

Уверен. что аудиоформат очень подойдет этой книге.

Совет для читающих

Эта книжка может оказаться совсем не о том, что вы ждали :) Здесь даже не заостряется внимание на том, что результатом совещания обязательно должно быть решение или задача со сроками и ответственным. И все же, расслабьтесь и получайте удовольствие.

Вся книга одним предложением

Не пытайтесь впихнуть в одно совещание все что можно и разделяйте совещания по типам, особенно не смешивайте вопросы тактического и стратегического характера.

По полочкам

Пытаясь придать моим рецензиям больше пользы, придумал эту рубрику. Субъективная оценка книги по нескольким факторам с пятибалльной шкалой.

Полезность 
Интересность
Аудиоформатность
Мыслегенерируемость
Применимость
Мой вердикт

 

После прочтения сделать

Для себя я выписал следующие задачи, которые появились в голове благодаря книге:

  • Рассказать собственникам бизнеса о содержимом этой книги
  • Поместить в календарь точки о напоминании необходимости полугодичных совещаний, чтобы напомнить собственникам о том, что конкуренты не спят
  • Попробовать внедрить пятиминутки в отделе техподдержки, чтобы снизить различные расходы коммуникационного плана
  • Предложить коллегам попробовать на еженедельных совещаниях новый формат, чтобы сделать их более эффективными и короткими
    • Попробовать внедрить 60-секундные обзоры в начале еженедельных совещаний (заменив существующие 5- 10-минутные обзоры).
    • Договориться составлять повестку после этих обзоров и начинать большие обсуждения только после того, как составлена оперативная повестка.
    • Отпускать незаинтересованных лиц до завершения совещания.
    • Подумать о других предложениях, сформулировать их на бумаге и обсудить сначала с шефом, потом попробовать предложить коллегам.

Конспект

Основные проблемы совещаний:

  • Скучные, нет драматизма
    • Для решения этой проблемы нужно не избегать конфликтов, не юлить в поисках политкорректных высказываний и не сдерживать свое мнение. Нужно искать и подпитывать противоречия. Нужно вытащить конфликт наружу, чтобы принять обдуманное решение.
    • С конфликтами и спорами будет просто интереснее
    • Чтобы конфликт не перешел в ссору, ведущий может встревать в разгар спора и говорить: «вы молодцы, очень здорово, что подняли этот вопрос и рассматриваете с разных точек зрения. Это всем нам нужно. Продолжайте». Это остудит пыл и даст понять собеседникам, что спор – это нормально и каждый должен огласить свою точку зрения, привести аргументы.
    • При этом должен быть человек, который будет принимать окончательное решение
  • Отсутствие контекстуальной структуры (отсутствие ограничений на обсуждаемые темы)
    • Во время совещания участники могут поднять любые вопросы: административные, тактические, стратегические, корпоратив. В результате будет страшная мешанина. Разным участникам будет интересна разная часть такого совещания, а большую часть времени люди будут мучиться.
    • Необходимо разделение совещаний по темам. Автор рекомендует применять четыре вида совещаний

Четыре вида совещаний

  • Утренние стендапы-пятиминутки
    • Цели и задачи такого совещания:
      • чтобы коллектив четко понимал над чем работает команда в регулярном режиме
      • быстро выявлять проблемы, а не ждать их разрешения до следующей недели, если в команде имеются сложности с коммуникациями
      • устранение сложностей с коммуникациями
      • ускорение коммуникаций: гораздо быстрее в разговоре с утра договорить о встречах, узнать кто и когда занят, чем заниматься длительной перепиской или хождениями по этажам днем.
    • Лучше проводить стоя, а дополнительно строго ограничивать максимум 10 минутами
    • Важно проводить их регулярно
    • Не всегда они могут быть полезны в конкретной организации (распределенные команды, разница в часовых поясах, иные особенности организации)
  • Еженедельные (тактические) совещания (45-90 минут)
    • Совещания о неотложных тактических проблемах. Цели и задачи: решить назревшие вопросы и внести ясность
    • Важна посещаемость и регулярность
    • Рекомендуемая структура совещания:
      • Блицопрос участников: каждый максимум за 60 минут озвучивает 2-3 свои приоритета на этой неделе.
      • Показания приборов: озвучивается несколько ключевых показателей состояния бизнеса, очень короткий обзор результатов деятельности. Чтобы понимать, куда движется корабль и не нужно ли на этом совещании обсудить резкое падение выручки на прошлой неделе.
      • Определение повестки: да, повестку на совещание нужно определить после блицопроса и проверки показания приборов. Именно эти данные и должны определить повестку текущего совещания.
        • Все прочие вопросы должны быть решены в отдельных рабочих группах.
      • Ни в коем случае нельзя обсуждать стратегические вопросы. От этого не будут решены насущные проблемы, да и сами стратегические вопросы вряд ли можно решить за такой короткий срок и без подготовки. Более того, переключаться между темами разного калибра очень тяжело. Еще опаснее то, что тактические проблемы могут повлиять на стратегические решения. А это вредно. Если возникла сложная стратегическая тема, ведущий должен внести ее в список стратегических вопросов и прекратить дискуссию.
  • Ежемесячные стратегические встречи (больше 2 часов)
    • Как правило, это самый интересный вид совещаний
    • Обсуждать нужно лишь 2-3 сложных вопроса, не больше, иначе пострадает глубина проработки или вообще не будет решения
    • Также важна регулярность
    • Даже если в месяце случилось несколько срочных ситуационных стратегических совещания (см ниже), нельзя отказываться от регулярных ежемесячных совещаний. Иначе очень быстро стратегические совещания вообще исчезнут.
    • Трудности
      • Сложно выделить больше двух часов в месяц на такое совещание. Но важно помнить, что именно они дадут наибольший результат в долгосрочной перспективе
      • Перегрузка повестки – нельзя оговорить все важные вопросы сразу. Не стоит даже пытаться. Пострадает общее качество.
      • Если не проводить предварительной подготовки к ежемесячному совещанию, толку от него будет мало. Поэтому участникам нужно как можно раньше сообщить о запланированных к обсуждению темах. Нужны также дополнительные меры, чтобы сотрудники начали готовиться, а не пришли на совещание с пустыми руками.
      • Не бойтесь конфликтов, они нужны, чтобы совещание получилось результативным
    • Ситуационные стратегические совещания
      • Иногда сложные и большие вопросы, всплывшие на тактическом совещании, нельзя откладывать до следующего запланированного стратегического совещания. Тогда можно сделать внеплановое срочное стратегическое совещание, выделив время для подготовки необходимой информации.
      • Важно отделить это совещание во времени от тактической встречи
      • Такие совещания очень важны. Их наличие показывает, что организация способно быстро реагировать на важные стратегические вопросы, требующие быстрого решения.
  • Ежеквартальные выездные обзоры (два дня)
    • Да, у таких сборов негативная репутация: праздное времяпрепровождение топ-менеджеров на курорте). Но эти сборы могут быть крайне важными при правильной организации.
    • Достоинства: менеджеры имеют возможность отключиться от рутины, от административных проблем, от ежедневных тактических задач и взглянуть на бизнес незамутненным взглядом
    • Темы для рассмотрения:
      • Полноценная оценка стратегии
      • Оценка руководящей команды
      • Оценка коллектива (обсуждение ключевых сотрудников)
      • Оценка деятельности конкурентов и отрасли в целом
    • Трудности
      • Перегрузка на совещаниях
      • Излишнее структурирование
      • Излишняя праздность
      • Избегать участия людей со стороны, это может повредить сплочению и открытости команды
    • Да, совещаний получилось как-то много. Но они стали полезнее, они будут экономить больше ресурсов, вопросы и проблемы будут решаться быстрее. Как минимум, если общаться попарно, то информация будет передаваться дольше, чем на общем совещании.
Тип совещания  Продолж. Цель и формат  Ключ к успеху 
Ежедневная пятиминутка  5 минут Поделиться графиком и делами на день
  • Не садиться
  • Ограничиться административными вопросами.
  • Не отменять совещание, даже если кто-то не может прийти
Еженедельное тактическое совещание  45-60 мин Обзор задач и показателей на неделю, решение тактических проблем 
  • Не составлять повестку до отчетов в начале совещания.
  • Отложить стратегические дискуссии
Ежемесячная ситуационная стратегическая встреча  2-4 часа Обсуждать, анализировать, устраивать мозговые штурмы, решать ключевые для долгосрочного успеха вопросы
  • Ограничиться одной-двумя темами.
  • Подготовиться и провести предварительные исследования.
  • Включиться в положительный конфликт
Ежеквартальный выездной обзор  1-2 дня Провести обзор стратегии, трендов в отрасли, конкурентного ландшафта, ключевых сотрудников, развития команды
  • Выйти из офиса.
  • Сосредоточиться на работе. Ограничить неформальные мероприятия.
  • Не перегружать и не слишком структурировать график