Составил список очень мелких, но важных дел на рабочий день. Всего пять штук:
- отдать документ,
- спросить совета на бегу в коридоре,
- делегировать небольшую задачу,
- согласовать встречу один на один,
- отправить короткое письмо с предупреждением об изменении сроков выполнения задачи
и мне вдруг стало интересно, сколько времени могут чисто теоретически скушать эти мелочи. Результат меня шокировал.
*Минимально возможное время*
У Д. Аллена есть правило пяти минут: если задачу можно выполнить за пять минут, то ее нужно сразу выполнить, а не откладывать. Причина простая: на сортировку/планирование и восстановление контекста потом потратишь больше времени, чем на немедленное выполнение.
Я пользуюсь этим правилом, но также у меня есть свое правило пяти минут: даже самая маленькая и простая задача потребует минимум пять минут. Потому что нужно время, чтобы переключить внимание, воспринять, принять решение, дойти/запустить программу/найти контакты/человека и наконец сделать. Даже если найдется дело на 30 секунд, все равно, среднее время самых коротких задач будет не меньше 5 минут.
Поэтому при планировании минимальный квант времени - 5 минут.
Таким образом пять моих дел в самом идеальном случае потребуют 5*5=25 минут.
А теперь добавим немного реальности.
- с вероятностью 50% меня направят к другому человеку, а связаться с ним и встретиться-это минимум еще 20 минут. Учтем риск глупой формулой: 5 + 0.5*20 =15
- скорее всего на бегу не получится сразу поймать человека понадобится насколько попыток. да и разговор скорее всего получится минут на десять. итого реалистичнее заложить минут 20
- эта задача- первый шаг инициализации проекта. и если я хочу, чтобы все завелось нормально, задачу стоит делегировать по всей форме, по смарту с кратким введением в проект. а это минимум 15 минут
- и 5. слава Богу здесь потребуется минимальное время
Итого: 60 минут. т.е час.
Час из 8 рабочих часов! т.е.в 4 раза больше первоначальной оценки. т.е. почти Пи умножить на первоначальную оценку.
Понимаю теперь, как важно при планировании 30% времени резервировать под «всякое», как советуют во всех таймменеджмент книгах. и понимаю, почему у особо ценных сотрудников в особо крупных компаниях всегда есть секретарь.
Копирайт на фото: Stefanos Papachristou Creative commons license by-nc